Beinahe jeder Controllingbereich baut auf Kalkulationen auf. Mittels Kalkulationen sollten Vergangenheitsdaten so eingesetzt werden, dass sie notwendige Informationen für die Zukunft / Planung darstellen. Zusätzlich baut die gesamte Kontrollfunktion des Controllings auf Kalkulationen / Ist-Soll Werten auf. Die bekanntesten Kalkulationsarten sind hierbei die Vor-, Nach-, und Abweichungskalkulation.
Die Vorkalkulation findet vor allem im Bereich der Planung statt. Mithilfe von dieser werden Solldaten ermittelt, welche später für die Abweichungsanalyse von besonderer Bedeutung sind. Die Daten für die Vorkalkulation können von verschiedenen Stellen kommen. Externe Daten sowie Daten aus dem Rechnungswesen oder noch besser aus der Kostenrechnung stellen hierbei meist die Grundlage dar.
Den zweiten wesentlichen Kalkulationspunkt bildet die Nachkalkulation. Die Nachkalkulation kann entweder wirklich erst zum Schluss oder laufend erfolgen. Findet sie laufend statt, handelt es sich hierbei vielmehr um eine Ist-Kalkulation. In der Regel ist eine Ist-Kalkulation wesentlich wichtiger als eine Nachkalkulation. Anhand einer Ist-Kalkulation kann man noch frühzeitig auf mögliche Abweichungen regieren. Die Nachkalkulation im engeren Sinne stellt hierbei lediglich die Enddaten zur Verfügung. Anhand einer Vor- und Nachkalkulation, lässt sich die Umsetzung des Projektes / Vorhabens beurteilen. Gegenmaßnahmen oder Korrekturen können im Hinblick auf den eigentlichen Sinn einer Nachkalkulation nicht mehr ergriffen werden.
Bei der Abweichungskalkulation geht es um die Differenz der Soll-Kalkulation (Vorkalkulation) und der Ist-Kalkulation. Anhand der verglichenen Werte lassen sich, falls nicht alles nach Plan läuft, was in der Regel beinahe nie vorkommt, Abweichungen feststellen. Hierbei kann es sich um positive sowie negative Abweichungen handeln. Die Differenz kann man ja nach Verursachung aufgliedern und unterscheiden. So kann es sich um eine Beschäftigungs-, Kosten-, oder Mengenabweichung handeln. Das Wissen über die vorhandene Abweichung stellt den Baustein für die notwendigen Korrekturmaßnahmen dar. Indem eine laufende Überwachung und Kontrolle stattfindet, kann man Abweichungen minimieren und somit maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.
