Beim Benchmarking handelt es sich um einen Prozess, bei welchem man versucht durch interne oder externe Datengewinnung die eigenen Prozesse in seinem Unternehmen zu optimieren. Holt man externe Benchmarkdaten ein, muss man darauf achten, dass man sich mit den besten Wettbewerbern vergleicht. In der Regel sind dies die führenden Unternehmungen in dieser Branche.
Anhand von Benchmarkdaten sollen Handlungsempfehlungen im eigenen Unternehmen aufgezeigt werden.
Der Benchmarkprozess muss gut geplant sein. Grundsätzlich kann man diesen in drei Phasen untergliedern – Planungs-/Vorbereitungsphase, Analysephase und einer Durchführungsphase).
In der Planungsphase geht es zuerst einmal um die richtige Auswahl des Benchmarkobjektes. Hier muss man sich überhaupt erst einmal die Frage nach den Problemen im Unternehmen stellen. Erst nachdem man die Schwierigkeiten erkannt hat, kann man das dazugehörige Benchmarkobjekt definieren. Meist handelt es sich um einen Prozess, welcher verglichen werden sollte. Aus diesem Grund muss man nachfolgend eine Objektbeurteilung festlegen. Ein Leistungsbeurteilungskatalog übernimmt in der Regel diese Aufgabe. Als letzten Punkt muss man sich in der Planungsphase noch für ein Vergleichsunternehmen entscheiden. In der Regel wird man hierbei den Marktführer seiner Branche heranziehen.
In der zweiten Phase, der Analysephase, muss man den „Prozess“ des eigenen Unternehmens mit dem des Vergleichunternehmens betrachten. Hierbei wird man schnell feststellen, was das andere Unternehmen besser macht. Genau hier muss man danach aufbauen. Durch den Vergleich mit dem anderen Unternehmen kann man eigene Fehler / Ursachen für die Fehler feststellen.
Schlussendlich sollte man in der dritten Phase, die Erkenntnisse, welche man in der Analysephase gewonnen hat, umsetzten. Mögliche Verbesserungsmaßnahmen müssen im eigenen Unternehmen implementiert werden. Eine ständige Kontrolle ist hierbei unermesslich.